TEKNIS PENULISAN SURAT

1.1 Pendahuluan

Salah satu ketrampilan mengarang yang harus kita kuasai adalah menulis surat. Dalam kehidupan sehari-hari kita pasti memerlukan surat. Surat merupakan produk komunikasi tulis yang paling banyak dibuat dan dipakai. Dari segi pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu (1) surat pribadi, (2) surat dinas pemerintahan, (3) surat sosial kemasyarakatan.

Didalam makalah ini akan dibahas secara ringkas tentang teknik dan teknis penulisan surat secara umum. Aplikasinya diarahkan terutama pada surat pribadi, misalnya surat pemberitahuan, surat undangan, surat pernyataan, surat kuasa. Surat-surat tersebut selain dipakai untuk keperluan pribadi juga banyak dipakai oleh lembaga sosial, perusahaan, dan juga oleh instansi pemerintahan. Disamping itu, disajikan juga contoh surat sosial kemasyarakatan dan satu surat bisnis. Surat yang dimaksud adalah surat pengantar, surat ucapan terimakasih, surat penugasan, dan surat permintaan penawaran.

kriteria dan ciri umum surat yang baik:

1.    Menggunakan kertas surat yang tepat (ukuran, jenis, dan warna)

2.    Menggunakan bentuk surat yang standar

3.    Menggunakan bahasa Indonesia yang baku

4.    Menggunakan gaya bahasa yang lugas

5.    Menggunakan bahasa yang jelas

6.    Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat

7.    Menyajikan fakta yang benar dan lengkap

8.    Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai didalam surat menyurat

9.    Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

Dari kesembilan kriteria itu, yang akan disoroti dalam makalah ini hanyalah masalah kebahasaan. Kenyataan dilapangan menunjukkan masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat pribadi, surat pemerintah, surat sosial dan surat bisnis sudah menjadi “penyakit administrasi” dinegara kita.kesalahan dari segi bahasa yang sering ditemukan dalam surat-surat umumnya sebagai berikut:

1.    Pemakaian huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata banyak yang salah.

2.    Pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat.

3.    Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele(terlalu panjang).

4.    Komposisi surat banyak yang tidak teratur.

1.2 Bagian-bagian Surat

Bagian atau unsur surat mulai dari kepala surat sampai kaki surat seluruhnya ada empat belas. Namun yang akan diulas disini hanya dua, yaitu alamat tujuan dan isi surat. 

1.2.a Alamat Tujuan

Alamat tujuan ada dua macam: pertama alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat penulisan alamat harus memperhatikan segi kepraktisan dan kejelasan karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung dari penerima surat.

Dalam praktik pemakaian, penulisan alamat tujuan banyak mengandung kelemahan dan kelemahan ini kurang disadari oleh penulis surat.untuk itu perlu diperhatikan petunjuk berikut ini.

1)    Dalam penulisan alamat tujuan, kata kepada dan sejenisnya tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan di posisi yang tepat, yaitu dibagian tengah atau dapat juga dibagian kanan bawah amplop.

2)    Ungkapan yang terhormat, (disingkat yth.) juga tidak selalu dipakai

Ungkapan yth. Dipakai jika:

a)    Jika surat ditunjukkan kepada seseorang yang dihormati; jika seorang bawahan mengirim surat kepada atasannya;atau jika sebuah perusahaan mengirim surat kepada relasinnya.

b)    Jika surat ditunjukkan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi atau unit organisasi.

Contoh:     Yth. Ketua …

             Yth. Kabag Personalia PT. …

Tetapi jika surat ditunjukkan kepada organisasi,ungkapan yth. Tidak dipakai. pada amplopnya langsung dituliskan nama organisasi beserta alamatnya.

Contoh:     PT Andhika Sarjana

               Jln. Pemuda No.53

               Medan 15320

               Sumatera Utara

3)    Pada akhir setiap baris, termasuk setelah baris terakhir yang biasanya berisi nama kota, nama daerah, termasuk nama Negara tidah diberi tanda titik, kecuali bila ada singkatan.

4)     Dalam penulisan alamat tujuan dapat dipakai singkatan yang lazim dengan mengindahkan ketentuan penulisan singkatan yang berlaku (lihat pedoman EYD).

5)    Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Kode pos perlu dicantumkan untuk memudahkan petugas pos mengetahui wilayah/lokasi alamat yang dituju.

Contoh(1):             Yth. Bapak Lukman Hakim, S.E.

             Seroja II/15A

               Rawamangun

               Jakarta 13220

Contoh(2):             Yth. Kepala Direktorat Impor

                    Departemen Perdagangan RI

                    Jln. Abdul Musis 87

                    Jakarta 10240

             

Contoh(3): Yth. Direktur PT Sentosa

Jln. Tunjungan No.57

Surabaya 17812

Contoh(4): Yth. Direktur Perum Astek

Jln Letjen Suprapto 139

Jakarta 10530

u.p Bpk. Suratno, S.H.

Contoh(5): Kepada kotak Pos (P.O.Box)

                          Kotak Pos 247/JKS

                          Jakarta 12160

Contoh(6): Yth. Pemasang Iklan

                          Harian Kompas (Kode S-10)

                          d.a. Palmerah Selatan 86    

                          Jakarta 11480

1.2.b Isi Surat

       Isi Surat paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup. Ketiga alinea tersebut menjalankan fungsi tertentudidalam surat karangan, termasuk didalam surat. Memang isi surat bisa dibuat singkat, terdiri atas dua bahkan satu alinea. Tetapi, sebagai suatu karangan, surat yang demikian terasa kurang lengkap atau kurang ideal.

       Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa struktur surat tidak lepas dari prinsip komposisi. Isi surat biasa atau surat biasa seyogyanya terdiri atas tiga macam alenie yang telah disebut diatas karena masing-masing alinea mempunyai fungsi tertentu seperti yang akan diuraikan berikut ini.

1.2.c Alinea Pembuka

              Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Didalam surat resmi, alinea pembuka harus telah mengandung masalah pokok surat. Setelah membaca alinea pembuka, pembaca surat hendaknya tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran akan surat yang deterimanya.

              Bunyi alinea pembuka berpengaruh terhadap keberhasilan surat secara keseluruhan karena alinea pembuka merupakan isi surat yang paling awal dibaca. Oleh sebab itu alinea ini harus mampu memotivasi pembaca untuk tetap bergairah membaca seluruh isi surat.

              Jika isi surat bertujuan untuk memberitahukan, menanyakan, meminta, melaporkan dan menyampaikan sesuatu, untuk memulai alinea pembuka dapat dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini setelah disesuaikan dengan maksud suratnya.

1)    Kami beri tahukan bahwa …

2)    Dengan ini kami kabarkan bahwa …

3)    Dengan sangat menyesal kami beri tahukan …

4)    Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan …

5)    Dengan ini kami menanyakan …

6)    Kami mohon bantuan saudara untuk …

7)    Bersama ini kami kirimkan daftar …

8)    Sebagai tindak lanjut pertemuan kita …

9)    Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu …

Jika menjawab atau membalas surat dan menunjuk surat/iklan tertentu, untuk awal alinea pembukaannya dapat dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini:

1)    Untuk menjawab surat saudara Nomor …

2)    Untuk membalas surat saudara Nomor …

3)    Sehubungan dengan surat Saudara Nomor …

4)    Untuk memenuhi permintaan Saudara melalui surat Nomor …

5)    Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian …

Sebagai lanjutan dari awal alinea pembuka yang diperkenalkan diatas dapat dipakai beberapa pilihan anak kalimat yang sesuai dengan kasus dan konteks permasalahan. Kenyataan menunjukkan bahwa anak kalimat itu sering diawali dengan frasa dengan ini atau bersama ini sebagai alternative.

Misalnya:

1.    Sebagai tindak lanjut pertemuan kita tanggal … dengan ini / bersama ini … (harus dipilih salah satu frasa).

2.    Untuk menjawab surat saudara Nomor … dengan ini/bersama ini … (harus dipilih salah satu frasa).

            Dalam praktik, penulis surat sering mengacaukan pemakaian bentuk dengan ini dan bersama ini. Kedua bentuk tersebut sering dianggap mempunya arti yang sama, padahal arti keduanya sangat berbeda seperti yang tampak dibawah ini.

                                    Dengan ini mengandung pengertian:

1.    Dengan perantaran (surat) ini

2.    Melalui (surat) ini

3.    Dengan cara berkirim (surat) ini

Bersama ini mengandung pengertian:

1.   Bersama-sama dengan (surat) ini

2.   Beserta(surat) ini

3.   Mengiringi (surat) ini

Karena perbedaan arti yang kontras, kedua frasa itu tidak dapat saling dipertukarkan pemakaiannya. Frasa dengan ini dipakai untuk menyatakan maksud tertentu yang menggunakan surat sebagai perantara, misalnya mengundang, memesan, dan memanggil; sedangkan frasa bersama ini dipakai untuk menyatakan surat sebagai pengantar untuk sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya orang, barang, dokumen atau lampiran. Perhatikan contoh berikut:

1)    Bersama ini kami kirimkan daftar harga kosmetik yang saudara minta.

2)    Untuk melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopy ijazah dan surat-surat penting lainnya.

3)    Dengan ini kami beri tahukan bahwa barang yang saudara pesan ada dalam sediaan kami, dan …

                             Contoh diats menunjukkan pemakaian frasa dengan ini dan bersama ini tidak terbatas pada alinea pembuka, melainkan dapat juga pada alinea transisi. Dengan perkataan lain, pemakaian kedua frasa itu tidak tergantung pada jenis alinea, melainkan tergantung pada jenis keperluan. Dengan demikian fras dengan ini dan bersama ini dapat muncul bersama-sama didalam isi sebuah surat. Perlu juga dicatat bahwa kedua fasa tersebut tidak harus mutlak dipakai didalam surat menyurat. Namun hendak dipakai, pilihlah frasa yang sesuai dengan konteks permasalahannya.

1.2.d Alinea transisi

     Yang dimaksud dengan alinea transisi adalah seluruh alinea yang terdapat alinea pembuka dan alinea tertutup. Alinea tansisi sangat penting karena didalamnya terdapat isi surat yangsesungguhnya yaitu pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.

            Alinea-alinea transisi dalam isi surat dapat dibangun dengan beberapa cara, yaitu dengan cara repetisi, dengan bantuan frasa transisi, dan dengan bantuan partikel, terutama kata sambung.

1)    Dengan cara repetisi

Contoh :

Alinea awal (alinea pembuka):

            Dengan ini kami kabarkan bahwa direktur kami sedang menderita sakit, dan kini beliau dirawat di Rumah Sakit Islam, Jakarta.

Alinea lanjutan (alinea transisi)

            Karena direktur kami sakit, pertemuan yang semula dijadwalkan berlangsung tanggal … terpaksa ditunda.

2)    Dengan bantuan frasa transisi

Dengan bantuan frasa transisi dapat dibentuk alinea transisi. Baik sebagai lanjutan alinea pembuka maupun sebagai lanjutan alinea transisi sebelumnya.

Contoh:

Alinea awal (alinea pembuka):

           Kami beri tahukan kepada saudara bahwa perusahaan kami telah ditunjuk sebagai dealer barang elektronik merk; “kawaguchi” untuk seluruh Indonesia.

Alinea lanjutan (alinea transisi):

           Sehubungan dengan hal tersebut, kami membuka kesempatan kepada perusahaan swasta nasional untuk menjadi agen. Adapun persyaratannya adalah ….

Alinea transisi lanjutan:

           Walaupun demikian kami masih memberikan kelonggaranwaktu kepada saudara untukmelakukan pembayaran pada akhir bulan ini. Bila sampai waktu tersebut saudara masih juga belum membayarnya ….

3)    Dengan bantuan kata penghubung

           Kata-kata penghubung seperti meskipun, berhubungan, tetapi, namun, sebaliknya, kemudian, selanjutnya, dan jadi, dapat dipakai untuk memulai alinea transisi, asal disesuaikan dengan fungsi masing-masing kata tersebut.

Contoh:

Alinea transisi:

Pada hari tersebut akan diadakan testing dan wawancara. Untuk itu kami harap saudara membawa ijazah asli dan surat keterangan lain yang diperlukan.

Alinea lanjutan (alinea transisi):

Selanjutnya akan dilakukan pemeriksaan kesehatan yang meliputi …

Untuk menghindari isi surat yang monoton, ketiga cara tersebut diatas dapat digunakan secara berganti-ganti. Repetisi umumnya digunakan untuk menekankan hal penting yang dirasa perlu diulang-ulang. Repetisi tidak harus mengulang bagian alinea, tetapi dapat juga dengan memakai kata ganti.

1.2.e Alinea penutup

          Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah selesai. Alinea ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, melainkan lebih merupakan kesimpulan.bagan ini penulis surat dapat menegaskan sesuatu, mengemukakan harapan atau himbauan, dan mengucapkan terimakasih bila perlu.

          Alinea penutup harus singkat dan tegas serta tidak berisi basa-basi yang berlebihan. Alinea penutup harus selaras dengan misi surat. Bunyi alinea penutup untuk sebuah surat berita dengan sendirinya berbeda denan bunyi alinea penutup surat-surat non berita. Dibawah ini disajikan beberapa contoh alinea penutup yang pemakaiannya dapat disesuaikan dengan isi dan sifat surat yang akan dibuat.

1.    Atas perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.

2.    Demikianlah agar saudara maklum, dan atas perhatian saudara kami ucapkan terimakasih.

3.    Harapan kami semoga kerjasama yang telah kita bina dapat ditingkatkan terus.

4.    Atas bantuan dan perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.

5.    Perhatian saudara terhadap hal ini sangat kami hormati.

6.    Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian saudara kami ucapkan terimakasih.

7.    Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan rasa tanggung jawab.

1.3 Bahasa Surat

              surat merupakan salah satu produk komunikasi yang penting. Pesan-pesan praktis berupa kabar atau berita tertulis umumnya disampaikan orang melalui surat. Kiranya keunggulan surat yang tak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, yaitu adanya bukti berupa tulisan “hitam diatasrapi at putih”mengakibatkan orang harus memakai surat sebagai alat komunikasi.

              Adanya bukti berupa tulisan bukanlah terutama yang dimaksudkan untuk melihat apakah tulisan atau ketikan seseorang rapi atau tidak, tetapi lebih dari itu; apakah isi atau pesan yang disampaikan oleh pengirimnya efektif atau tidak.

              Agar pesan yang ditransfer itu komunikatif hendaknya penulis surat menggunakan bahasa yang benar yang sesuai dengan kaidah bahasa secara umum dan kaidah bahasa surat secara khusus. Suatu karangan formal, terutama karangan nonfiksi seprti surat, bahasanya harus jelas, lugas dan umum (memasyarakat). Penuluspun hendaknya juga memperhatikan pemakaian kata-kata yang baku, pemakaian ungkapan tetap, dan pemakaian ejaan secara benar. Berikut ini permasalahan tersebut akan dibahas secara ringkas satu per satu.

1.3.a Bahasa yang Jelas

              Seperti halnya dalam media komunikasi tulis yang lain, didalam surat juga terlibat dua pihak, yaitu pengirim/penulis dan penerima/pembaca. Pesan yang akan disampaikan oleh pengirim kepada penerima akan akan efektif jika diungkapkan dengan bahasa yang jelas. Yang dimaksud dengan bahasa ang jelas adalah tidak adanya peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud. Hakikat penafsiran yang sama bukanlah mengerti saja, tetapi memahami suatu maksud secara mendalam dan tuntas.

1.3.b Bahasa yang lugas

          Lugas dapat diartikan sederhana, bersahaja, langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian bahasa yang padat dan jemat. Namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas. Lengkap berarti tidak ada unsure penting yang terlupakan. Jelas berarti tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.

1.3.c Bahasa Umum

              yang dimaksud dengan bahasa yang umum dalam pembahasan ini adalah bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa baku yang dipakai didepan umum. Selain strukturnya yang baku, cirri bahasa umum atau bahasa standar adalah harus bebas dari dialeg, slang, dan bahasa prokem.

Bersama ini	Nota bene (N.B)
Dengan Hormat	salinan
Dengan ini	Terlampir
Dengan Alamat (d.a)	Tembusan
Hormat kami  hormat saya	tertanda
Melalui surat ini	wasalam

              Jika seseorang akan bergabung kedalam situasi pemakaian ragam sosial khas surat-menyurat, ia harus mengikuti arus. Artinya ia harus tunduk pada kaidah bahasa surat, yaitu kaidah yang disepakati oleh pemakai bahasa surat dalam hal pemakaian kata. ungkapan khas surat-menyurat. Contoh kata-kata yang dimaksud:

              Selain kata-kata dan ungkapan khas tersebut diatas, kata-kata lain yang dipakai didalam surat resmi haruslah kata-kata yang lazim dipakai dalam masyarakat. Dalam pemilihan kata penulis surat harus berhati-hati dan peka dalam menyerap selera masyarakat. Seseorang yang mencoba menentang arus akan menghadapi risiko yaitu bahasa suratnya tidak komunikatif karena terassa asing, aneh, dan tidak umum.

DAFTAR PUSTAKA

Finoza, lamuddin. Komposisi Bahasa Indonesia. Untuk Mahasiswa Non Jurusan Bahasa. Jakarta: Diksi Insan Mulia, 1993.