1.1 Pendahuluan
Salah satu ketrampilan mengarang yang harus
kita kuasai adalah menulis surat. Dalam kehidupan sehari-hari kita pasti
memerlukan surat. Surat merupakan produk komunikasi tulis yang paling banyak
dibuat dan dipakai. Dari segi pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat
macam, yaitu (1) surat pribadi, (2) surat dinas pemerintahan, (3) surat sosial
kemasyarakatan.
Didalam makalah ini akan dibahas secara
ringkas tentang teknik dan teknis penulisan surat secara umum. Aplikasinya
diarahkan terutama pada surat pribadi, misalnya surat pemberitahuan, surat
undangan, surat pernyataan, surat kuasa. Surat-surat tersebut selain dipakai
untuk keperluan pribadi juga banyak dipakai oleh lembaga sosial, perusahaan,
dan juga oleh instansi pemerintahan. Disamping itu, disajikan juga contoh surat
sosial kemasyarakatan dan satu surat bisnis. Surat yang dimaksud adalah surat
pengantar, surat ucapan terimakasih, surat penugasan, dan surat permintaan
penawaran.
kriteria
dan ciri umum surat yang baik:
1. Menggunakan
kertas surat yang tepat (ukuran, jenis, dan warna)
2. Menggunakan
bentuk surat yang standar
3. Menggunakan
bahasa Indonesia yang baku
4. Menggunakan
gaya bahasa yang lugas
5. Menggunakan
bahasa yang jelas
6. Menggunakan
bahasa yang sopan dan hormat
7. Menyajikan
fakta yang benar dan lengkap
8. Tidak
menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai didalam surat menyurat
9. Tidak
menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.
Dari
kesembilan kriteria itu, yang akan disoroti dalam makalah ini hanyalah masalah
kebahasaan. Kenyataan dilapangan menunjukkan masih banyak kesalahan yang
terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat pribadi, surat
pemerintah, surat sosial dan surat bisnis sudah menjadi “penyakit administrasi”
dinegara kita.kesalahan dari segi bahasa yang sering ditemukan dalam
surat-surat umumnya sebagai berikut:
1. Pemakaian
huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata banyak yang salah.
2. Pemakaian
kata dan istilah, banyak yang tidak tepat.
3. Kalimat
sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele(terlalu panjang).
4. Komposisi
surat banyak yang tidak teratur.
1.2 Bagian-bagian Surat
Bagian atau unsur surat mulai dari kepala
surat sampai kaki surat seluruhnya ada empat belas. Namun yang akan diulas
disini hanya dua, yaitu alamat tujuan dan isi surat.
1.2.a Alamat Tujuan
Alamat
tujuan ada dua macam: pertama alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul
surat penulisan alamat harus memperhatikan segi kepraktisan dan kejelasan
karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung dari penerima surat.
Dalam
praktik pemakaian, penulisan alamat tujuan banyak mengandung kelemahan dan
kelemahan ini kurang disadari oleh penulis surat.untuk itu perlu diperhatikan
petunjuk berikut ini.
1) Dalam
penulisan alamat tujuan, kata kepada dan sejenisnya tidak wajib ditulis asalkan
alamat tujuan ditempatkan di posisi yang tepat, yaitu dibagian tengah atau
dapat juga dibagian kanan bawah amplop.
2) Ungkapan
yang terhormat, (disingkat yth.) juga tidak selalu dipakai
Ungkapan yth. Dipakai jika:
a) Jika
surat ditunjukkan kepada seseorang yang dihormati; jika seorang bawahan
mengirim surat kepada atasannya;atau jika sebuah perusahaan mengirim surat
kepada relasinnya.
b) Jika
surat ditunjukkan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang
diikuti nama organisasi atau unit organisasi.
Contoh: Yth.
Ketua …
Yth. Kabag Personalia PT. …
Tetapi
jika surat ditunjukkan kepada organisasi,ungkapan yth. Tidak dipakai. pada
amplopnya langsung dituliskan nama organisasi beserta alamatnya.
Contoh:
PT Andhika Sarjana
Jln. Pemuda No.53
Medan 15320
Sumatera Utara
3) Pada
akhir setiap baris, termasuk setelah baris terakhir yang biasanya berisi nama
kota, nama daerah, termasuk nama Negara tidah diberi tanda titik, kecuali bila
ada singkatan.
4) Dalam
penulisan alamat tujuan dapat dipakai singkatan yang lazim dengan mengindahkan
ketentuan penulisan singkatan yang berlaku (lihat pedoman EYD).
5) Kode
pos hanya ditulis pada alamat luar. Kode pos perlu dicantumkan untuk memudahkan
petugas pos mengetahui wilayah/lokasi alamat yang dituju.
Contoh(1): Yth.
Bapak Lukman Hakim, S.E.
Seroja II/15A
Rawamangun
Jakarta 13220
Contoh(2): Yth. Kepala Direktorat Impor
Departemen Perdagangan RI
Jln. Abdul Musis 87
Jakarta 10240
Contoh(3): Yth. Direktur PT Sentosa
Jln. Tunjungan No.57
Surabaya 17812
Contoh(4): Yth. Direktur Perum Astek
Jln Letjen Suprapto 139
Jakarta 10530
u.p Bpk. Suratno, S.H.
Contoh(5): Kepada kotak Pos (P.O.Box)
Kotak
Pos 247/JKS
Jakarta
12160
Contoh(6): Yth. Pemasang Iklan
Harian
Kompas (Kode S-10)
d.a.
Palmerah Selatan 86
Jakarta
11480
1.2.b
Isi Surat
Isi
Surat paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea
pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup. Ketiga alinea tersebut
menjalankan fungsi tertentudidalam surat karangan, termasuk didalam surat.
Memang isi surat bisa dibuat singkat, terdiri atas dua bahkan satu alinea.
Tetapi, sebagai suatu karangan, surat yang demikian terasa kurang lengkap atau
kurang ideal.
Berdasarkan
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa struktur surat tidak lepas dari prinsip
komposisi. Isi surat biasa atau surat biasa seyogyanya terdiri atas tiga macam
alenie yang telah disebut diatas karena masing-masing alinea mempunyai fungsi
tertentu seperti yang akan diuraikan berikut ini.
1.2.c Alinea Pembuka
Alinea
pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui masalah pokok surat. Didalam surat resmi, alinea pembuka harus telah
mengandung masalah pokok surat. Setelah membaca alinea pembuka, pembaca surat
hendaknya tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran akan surat yang
deterimanya.
Bunyi
alinea pembuka berpengaruh terhadap keberhasilan surat secara keseluruhan
karena alinea pembuka merupakan isi surat yang paling awal dibaca. Oleh sebab
itu alinea ini harus mampu memotivasi pembaca untuk tetap bergairah membaca
seluruh isi surat.
Jika
isi surat bertujuan untuk memberitahukan, menanyakan, meminta, melaporkan dan
menyampaikan sesuatu, untuk memulai alinea pembuka dapat dipergunakan
bentuk-bentuk dibawah ini setelah disesuaikan dengan maksud suratnya.
1) Kami
beri tahukan bahwa …
2) Dengan
ini kami kabarkan bahwa …
3) Dengan
sangat menyesal kami beri tahukan …
4) Pada
kesempatan ini kami bermaksud menanyakan …
5) Dengan
ini kami menanyakan …
6) Kami
mohon bantuan saudara untuk …
7) Bersama
ini kami kirimkan daftar …
8) Sebagai
tindak lanjut pertemuan kita …
9) Sesuai
dengan pembicaraan kita minggu yang lalu …
Jika
menjawab atau membalas surat dan menunjuk surat/iklan tertentu, untuk awal
alinea pembukaannya dapat dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini:
1) Untuk
menjawab surat saudara Nomor …
2) Untuk
membalas surat saudara Nomor …
3) Sehubungan
dengan surat Saudara Nomor …
4) Untuk
memenuhi permintaan Saudara melalui surat Nomor …
5) Setelah
membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian …
Sebagai
lanjutan dari awal alinea pembuka yang diperkenalkan diatas dapat dipakai
beberapa pilihan anak kalimat yang sesuai dengan kasus dan konteks
permasalahan. Kenyataan menunjukkan bahwa anak kalimat itu sering diawali
dengan frasa dengan ini atau bersama ini sebagai alternative.
Misalnya:
1. Sebagai
tindak lanjut pertemuan kita tanggal … dengan
ini / bersama ini … (harus dipilih salah satu frasa).
2. Untuk
menjawab surat saudara Nomor … dengan
ini/bersama ini … (harus dipilih salah satu frasa).
Dalam praktik, penulis surat sering
mengacaukan pemakaian bentuk dengan ini dan bersama ini. Kedua bentuk tersebut
sering dianggap mempunya arti yang sama, padahal arti keduanya sangat berbeda
seperti yang tampak dibawah ini.
Dengan ini
mengandung pengertian:
1. Dengan
perantaran (surat) ini
2. Melalui
(surat) ini
3. Dengan
cara berkirim (surat) ini
Bersama
ini mengandung pengertian:
1. Bersama-sama
dengan (surat) ini
2. Beserta(surat)
ini
3. Mengiringi
(surat) ini
Karena
perbedaan arti yang kontras, kedua frasa itu tidak dapat saling dipertukarkan
pemakaiannya. Frasa dengan ini dipakai untuk menyatakan maksud tertentu yang
menggunakan surat sebagai perantara, misalnya mengundang, memesan, dan
memanggil; sedangkan frasa bersama ini dipakai untuk menyatakan surat sebagai
pengantar untuk sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya orang, barang,
dokumen atau lampiran. Perhatikan contoh berikut:
1) Bersama
ini kami kirimkan daftar harga kosmetik yang saudara minta.
2) Untuk
melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopy ijazah dan surat-surat
penting lainnya.
3) Dengan
ini kami beri tahukan bahwa barang yang saudara pesan ada dalam sediaan kami,
dan …
Contoh diats
menunjukkan pemakaian frasa dengan ini dan bersama ini tidak terbatas pada
alinea pembuka, melainkan dapat juga pada alinea transisi. Dengan perkataan
lain, pemakaian kedua frasa itu tidak tergantung pada jenis alinea, melainkan
tergantung pada jenis keperluan. Dengan demikian fras dengan ini dan bersama
ini dapat muncul bersama-sama didalam isi sebuah surat. Perlu juga dicatat bahwa
kedua fasa tersebut tidak harus mutlak dipakai didalam surat menyurat. Namun
hendak dipakai, pilihlah frasa yang sesuai dengan konteks permasalahannya.
1.2.d Alinea transisi
Yang dimaksud dengan alinea transisi adalah
seluruh alinea yang terdapat alinea pembuka dan alinea tertutup. Alinea tansisi
sangat penting karena didalamnya terdapat isi surat yangsesungguhnya yaitu
pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Alinea-alinea transisi dalam isi
surat dapat dibangun dengan beberapa cara, yaitu dengan cara repetisi, dengan
bantuan frasa transisi, dan dengan bantuan partikel, terutama kata sambung.
1) Dengan
cara repetisi
Contoh :
Alinea awal (alinea pembuka):
Dengan
ini kami kabarkan bahwa direktur kami sedang menderita sakit, dan kini beliau
dirawat di Rumah Sakit Islam, Jakarta.
Alinea lanjutan (alinea transisi)
Karena
direktur kami sakit, pertemuan yang semula dijadwalkan berlangsung tanggal …
terpaksa ditunda.
2) Dengan
bantuan frasa transisi
Dengan bantuan frasa transisi dapat
dibentuk alinea transisi. Baik sebagai lanjutan alinea pembuka maupun sebagai
lanjutan alinea transisi sebelumnya.
Contoh:
Alinea awal (alinea pembuka):
Kami
beri tahukan kepada saudara bahwa perusahaan kami telah ditunjuk sebagai dealer
barang elektronik merk; “kawaguchi” untuk seluruh Indonesia.
Alinea lanjutan (alinea transisi):
Sehubungan
dengan hal tersebut, kami membuka kesempatan kepada perusahaan swasta nasional
untuk menjadi agen. Adapun persyaratannya adalah ….
Alinea transisi lanjutan:
Walaupun
demikian kami masih memberikan kelonggaranwaktu kepada saudara untukmelakukan
pembayaran pada akhir bulan ini. Bila sampai waktu tersebut saudara masih juga
belum membayarnya ….
3) Dengan
bantuan kata penghubung
Kata-kata
penghubung seperti meskipun, berhubungan, tetapi, namun, sebaliknya, kemudian,
selanjutnya, dan jadi, dapat dipakai untuk memulai alinea transisi, asal
disesuaikan dengan fungsi masing-masing kata tersebut.
Contoh:
Alinea transisi:
Pada hari tersebut akan diadakan testing
dan wawancara. Untuk itu kami harap saudara membawa ijazah asli dan surat
keterangan lain yang diperlukan.
Alinea lanjutan (alinea transisi):
Selanjutnya akan dilakukan pemeriksaan
kesehatan yang meliputi …
Untuk menghindari isi surat yang
monoton, ketiga cara tersebut diatas dapat digunakan secara berganti-ganti.
Repetisi umumnya digunakan untuk menekankan hal penting yang dirasa perlu
diulang-ulang. Repetisi tidak harus mengulang bagian alinea, tetapi dapat juga
dengan memakai kata ganti.
1.2.e
Alinea penutup
Alinea
penutup berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah selesai.
Alinea ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, melainkan lebih merupakan
kesimpulan.bagan ini penulis surat dapat menegaskan sesuatu, mengemukakan
harapan atau himbauan, dan mengucapkan terimakasih bila perlu.
Alinea
penutup harus singkat dan tegas serta tidak berisi basa-basi yang berlebihan.
Alinea penutup harus selaras dengan misi surat. Bunyi alinea penutup untuk
sebuah surat berita dengan sendirinya berbeda denan bunyi alinea penutup
surat-surat non berita. Dibawah ini disajikan beberapa contoh alinea penutup
yang pemakaiannya dapat disesuaikan dengan isi dan sifat surat yang akan
dibuat.
1. Atas
perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.
2. Demikianlah
agar saudara maklum, dan atas perhatian saudara kami ucapkan terimakasih.
3. Harapan
kami semoga kerjasama yang telah kita bina dapat ditingkatkan terus.
4. Atas
bantuan dan perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.
5. Perhatian
saudara terhadap hal ini sangat kami hormati.
6. Kami
menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian saudara kami ucapkan
terimakasih.
7. Demikian
agar instruksi ini dilaksanakan dengan rasa tanggung jawab.
1.3
Bahasa Surat
surat
merupakan salah satu produk komunikasi yang penting. Pesan-pesan praktis berupa
kabar atau berita tertulis umumnya disampaikan orang melalui surat. Kiranya
keunggulan surat yang tak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, yaitu adanya
bukti berupa tulisan “hitam diatasrapi at putih”mengakibatkan orang harus
memakai surat sebagai alat komunikasi.
Adanya
bukti berupa tulisan bukanlah terutama yang dimaksudkan untuk melihat apakah
tulisan atau ketikan seseorang rapi atau tidak, tetapi lebih dari itu; apakah
isi atau pesan yang disampaikan oleh pengirimnya efektif atau tidak.
Agar
pesan yang ditransfer itu komunikatif hendaknya penulis surat menggunakan
bahasa yang benar yang sesuai dengan kaidah bahasa secara umum dan kaidah
bahasa surat secara khusus. Suatu karangan formal, terutama karangan nonfiksi
seprti surat, bahasanya harus jelas, lugas dan umum (memasyarakat). Penuluspun
hendaknya juga memperhatikan pemakaian kata-kata yang baku, pemakaian ungkapan
tetap, dan pemakaian ejaan secara benar. Berikut ini permasalahan tersebut akan
dibahas secara ringkas satu per satu.
1.3.a
Bahasa yang Jelas
Seperti
halnya dalam media komunikasi tulis yang lain, didalam surat juga terlibat dua
pihak, yaitu pengirim/penulis dan penerima/pembaca. Pesan yang akan disampaikan
oleh pengirim kepada penerima akan akan efektif jika diungkapkan dengan bahasa
yang jelas. Yang dimaksud dengan bahasa ang jelas adalah tidak adanya peluang
untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau
lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud. Hakikat penafsiran
yang sama bukanlah mengerti saja, tetapi memahami suatu maksud secara mendalam
dan tuntas.
1.3.b Bahasa yang lugas
Lugas dapat diartikan sederhana,
bersahaja, langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan
pemakaian bahasa yang padat dan jemat. Namun tetap mengandung makna yang
lengkap dan jelas. Lengkap berarti tidak ada unsure penting yang terlupakan.
Jelas berarti tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.
1.3.c Bahasa Umum
yang dimaksud dengan bahasa yang
umum dalam pembahasan ini adalah bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa baku
yang dipakai didepan umum. Selain strukturnya yang baku, cirri bahasa umum atau
bahasa standar adalah harus bebas dari dialeg, slang, dan bahasa prokem.
Bersama
ini
|
Nota
bene (N.B)
|
Dengan
Hormat
|
salinan
|
Dengan
ini
|
Terlampir
|
Dengan
Alamat (d.a)
|
Tembusan
|
Hormat
kami hormat saya
|
tertanda
|
Melalui
surat ini
|
wasalam
|
Jika seseorang akan bergabung
kedalam situasi pemakaian ragam sosial khas surat-menyurat, ia harus mengikuti
arus. Artinya ia harus tunduk pada kaidah bahasa surat, yaitu kaidah yang
disepakati oleh pemakai bahasa surat dalam hal pemakaian kata. ungkapan khas
surat-menyurat. Contoh kata-kata yang dimaksud:
Selain kata-kata dan ungkapan khas
tersebut diatas, kata-kata lain yang dipakai didalam surat resmi haruslah
kata-kata yang lazim dipakai dalam masyarakat. Dalam pemilihan kata penulis
surat harus berhati-hati dan peka dalam menyerap selera masyarakat. Seseorang
yang mencoba menentang arus akan menghadapi risiko yaitu bahasa suratnya tidak
komunikatif karena terassa asing, aneh, dan tidak umum.
DAFTAR
PUSTAKA
Finoza, lamuddin. Komposisi Bahasa Indonesia. Untuk Mahasiswa Non Jurusan Bahasa.
Jakarta: Diksi Insan Mulia, 1993.